Quais indicadores mostram se o serviço de imagem vai bem?

O que é um indicador de gestão em serviço de imagem?

É uma medida que responde a uma pergunta de decisão, com fonte declarada, meta definida e um gatilho de ação. Quantidade de exames realizados no mês descreve atividade. Um indicador de gestão informa se o serviço está cumprindo o que prometeu, onde está parado e o que precisa ser corrigido nesta semana.

A comparação com a beira do leito ajuda. Nenhum médico avalia um paciente grave pela quantidade de medicação administrada. Ele olha os sinais vitais, porque cinco medidas simples, colhidas com frequência, mostram se o quadro caminha para a estabilidade ou para a deterioração.

Quantos laudos estão saindo dentro do prazo?

É o primeiro indicador: laudos entregues dentro do prazo contratado, divididos pelo total do período, abertos por modalidade e por unidade. A abertura importa. Um serviço com noventa e quatro por cento de aderência global pode estar com sessenta por cento em ressonância, e quem reclama é sempre a ressonância.

Duas cautelas. Apresente sempre mediana e percentil noventa junto do percentual, porque o percentual isolado esconde o tamanho do atraso dos casos que estouram. E defina em contrato o momento exato em que o relógio começa a contar, sob pena de o indicador medir coisas diferentes para as duas partes.

Quantos casos estão parados na fila agora?

É o segundo indicador, e o único que descreve o presente. Ele se apresenta em faixas: aguardando há menos de vinte e quatro horas, de um a três dias, acima de três dias e acima de sete dias. A faixa acima de sete dias é a que produz ligação de paciente e reclamação de médico solicitante.

Esse indicador precisa de leitura diária. Fila é grandeza viva: ela se resolve enquanto está pequena e vira assunto de diretoria quando acumula por duas semanas.

Quanta informação falta quando o exame chega para laudo?

É o terceiro indicador: percentual de estudos devolvidos ou com pendência. Entram estudos sem indicação clínica, com série incompleta, com dados de paciente incorretos, sem exame anterior vinculado ou com qualidade técnica insuficiente. É o indicador mais negligenciado, e o que costuma explicar a maior fatia do atraso percebido.

Ele também é o que gera a melhora mais rápida. Ausência de indicação clínica se resolve com campo obrigatório no pedido e um treinamento curto com a recepção, e a Resolução CFM nº 2.107/2014 já exige que esses dados acompanhem a transmissão das imagens.

Quanta capacidade o serviço perdeu por parada técnica?

É o quarto indicador: horas de indisponibilidade de equipamento, servidor de imagens e sistema de laudo, com a causa e o tempo até a retomada. Uma parada de quatro horas em um tomógrafo que roda dezesseis horas por dia consome um quarto da capacidade daquele dia, e essa perda não aparece na contagem de exames realizados.

O registro serve a duas decisões: renegociar contrato de manutenção com dado em mão, e dimensionar a necessidade de redundância antes da próxima parada.

Onde o problema está concentrado?

É o quinto indicador: pendências por unidade e por médico solicitante. Os quatro anteriores dizem se o serviço está bem. Este diz onde agir. Uma unidade que concentra metade das pendências tem um problema local de processo ou de treinamento, e um solicitante que concentra devoluções precisa de conversa individual.

Indicador sem responsável nomeado é relatório. Indicador com responsável, meta e data de revisão é gestão.

Como montar o painel sem comprar sistema?

O painel mínimo cabe em uma planilha com cinco abas e uma rotina semanal de atualização. Três decisões o tornam utilizável: definir a fonte de cada número e quem o alimenta, definir a meta a partir da linha de base própria, e definir o gatilho de ação, que é o valor a partir do qual alguém faz alguma coisa.

Sem o terceiro item, o painel vira decoração. Indicador que piora e não dispara nenhuma ação treina a equipe a ignorar o painel inteiro.

Uma quarta decisão evita frustração: definir quem lê e quando. A coordenação lê a fila diariamente. A direção lê o conjunto uma vez por mês, na mesma reunião em que discute contrato e escala. Painel sem leitor definido envelhece em duas semanas, mesmo bem construído.

Vale resistir à tentação de copiar meta de mercado. Um percentual que serve a um centro diagnóstico de grande porte em capital pode ser inalcançável para uma unidade com um tomógrafo e cobertura noturna parcial. A meta que produz melhora parte da linha de base própria e avança em degraus declarados.